V souvislosti s blížícím se termínem účinnosti nové legislativy se stále častěji setkáváme s otázkou: „Musíme mít atestovanou elektronickou spisovou službu i my?“
Odpověď není vždy jednoduchá. Ne všechny organizace totiž mají stejnou povinnost, a ne každého se požadavek na používání atestované elektronické spisové služby (eSSL) týká ve stejném rozsahu.
Co je vlastně atestovaná eSSL?
Atestovaný elektronický systém spisové služby je systém, který prošel ověřením v Atestačním středisku České agentury pro standardizaci a bylo potvrzeno, že splňuje požadavky archivního zákona, prováděcí vyhlášky a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.
Je však důležité si uvědomit jednu zásadní věc: atestovaný systém sám o sobě nezaručuje správný výkon spisové služby. Odpovědnost za správné nastavení procesů, evidenci dokumentů a dodržování legislativních požadavků zůstává vždy na organizaci.
Kdo bude muset používat atestovanou eSSL?
Povinnost se týká především veřejnoprávních původců, kterým archivní zákon ukládá vykonávat spisovou službu v elektronické podobě.
Typicky se jedná například o:
- ministerstva a ústřední správní úřady,
- kraje,
- obce s pověřeným obecním úřadem,
- obce se stavebním nebo matričním úřadem,
- vybrané státní organizace a instituce,
- další veřejnoprávní původce stanovené archivním zákonem.
Podle aktuálních metodických materiálů Ministerstva vnitra musí tito původci nejpozději od 1. ledna 2027 vykonávat spisovou službu prostřednictvím atestovaného elektronického systému spisové služby.
Koho se povinnost naopak netýká?
Častým omylem je představa, že atestovanou spisovou službu bude muset pořídit úplně každý.
Tak tomu není.
Povinnost se zpravidla netýká například:
- většiny soukromých společností,
- spolků,
- nadací,
- většiny soukromých škol,
- soukromých poskytovatelů sociálních služeb,
- organizací, které nejsou veřejnoprávními původci podle archivního zákona.
To samozřejmě neznamená, že tyto organizace nemusí vést spisovou službu nebo správně spravovat dokumenty. Pouze pro ně zákon nestanovuje povinnost používat právě atestovaný systém.
Máme eSSL už dnes. Musíme ji měnit?
To záleží na konkrétním systému a jeho dodavateli.
Pokud váš dodavatel získal nebo plánuje získat atest, může být řešením aktualizace stávajícího systému. Pokud atest získat neplánuje, bude pravděpodobně nutné přejít na jiné řešení.
Proto je vhodné již nyní ověřit:
- zda váš dodavatel o atest požádal,
- zda byl atest vydán,
- jak bude řešena migrace dat,
- jaké změny čekají uživatele systému.
Jaká je situace na trhu v roce 2026?
Po dlouhém období příprav se začíná seznam atestovaných systémů postupně rozšiřovat.
V roce 2026 byly mezi atestovanými systémy zveřejněny například:
- GINIS,
- e-spis,
- ELDAx eSSL.
Další dodavatelé pokračují v atestačním procesu a očekává se, že počet dostupných řešení bude dále růst.
Není čas čekat
Ačkoli se může zdát, že rok 2027 je ještě daleko, zkušenosti z organizací ukazují, že samotný přechod na novou nebo atestovanou spisovou službu může trvat mnoho měsíců.
Je potřeba řešit:
- analýzu současného stavu,
- výběr vhodného systému,
- migraci dokumentů,
- úpravu spisového řádu,
- školení zaměstnanců,
- testování nových procesů.
Právě proto doporučuje Ministerstvo vnitra zahájit přípravy s dostatečným předstihem a nečekat na poslední měsíce před účinností nové povinnosti.
Největší chybou je předpokládat, že atestace je problém dodavatele systému. Ve skutečnosti jde o změnu, která se dotkne celé organizace – jejích procesů, dokumentace i každodenní práce s dokumenty.
