Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, přinesla významnou změnu v oblasti spisové služby – postupné ukončení používání skartačního znaku V (výběr). Tento znak byl v minulosti používán u dokumentů, u nichž nebylo předem stanoveno, zda budou po uplynutí skartační lhůty vybrány za archiválie nebo určeny ke zničení.
Nově musí být dokumentům ve spisových a skartačních plánech přiřazen pouze skartační znak A (archiv) nebo S (stoupa ke zničení). Cílem změny je zpřesnění pravidel pro správu dokumentů a sjednocení postupů napříč veřejným i soukromým sektorem.
Co to znamená pro vaši organizaci?
Přestože původní harmonogram počítal s dřívějším odstraněním znaku V, vzhledem k rozsahu změn a připravenosti mnoha organizací byl přechodný režim prodloužen. Organizace tak mají možnost provést potřebné úpravy nejpozději do konce roku 2026.
Pokud váš spisový a skartační plán stále obsahuje skartační znak V, doporučujeme neodkládat jeho revizi.
V praxi to znamená zejména:
- revizi spisového a skartačního plánu,
- úpravu spisového řádu,
- kontrolu skartačních lhůt a režimů,
- úpravu nastavení elektronické spisové služby,
- kontrolu evidence dokumentů a spisů,
- sjednocení postupů napříč organizací.
Proč změnu neodkládat?
Ačkoliv je možné úpravy realizovat do konce roku 2026, zkušenosti ukazují, že zejména u větších organizací může být revize spisového a skartačního plánu časově náročná. Často je navíc potřeba koordinace s příslušným archivem, úprava interních předpisů nebo změny v elektronických systémech spisové služby.
Včasná příprava pomůže předejít komplikacím při kontrolách a zajistí, že organizace bude plnit své povinnosti v souladu s archivní legislativou.
Jak vám pomůže Spisovkář?
Jako specialisté na oblast spisové služby, archivace a správy dokumentů nabízíme komplexní podporu při přechodu na nový režim:
- konzultace a metodické poradenství,
- revizi nebo vytvoření spisového a skartačního plánu,
- návrh správného nahrazení skartačních znaků V znaky A nebo S,
- úpravu vnitřních předpisů a metodik,
- kontrolu nastavení elektronické spisové služby,
- školení zaměstnanců a odpovědných pracovníků.
Rok 2026 je ideální čas na přípravu
Organizace, které změnu dosud neprovedly, mají stále dostatek času na její systematické zpracování. Přesto doporučujeme nenechávat úpravy na poslední měsíce roku 2026. Včasná revize dokumentace, procesů a systémů umožní provést změny bez zbytečného stresu a zajistí, že vaše organizace bude připravena na budoucí požadavky archivní legislativy.
