Oblast elektronických systémů spisové služby (eSSL) vstoupila v posledních měsících do zásadní fáze. Po letech příprav, novelizací legislativy a metodických změn se postupně objevují první systémy, které úspěšně získaly oficiální atestaci podle požadavků Ministerstva vnitra a České agentury pro standardizaci.
Pro veřejnoprávní původce přitom nejde pouze o technickou změnu softwaru. Přechod na atestované eSSL představuje jednu z největších změn výkonu spisové služby za poslední roky.
Co vlastně znamená atestace eSSL?
Atestace potvrzuje, že konkrétní elektronický systém spisové služby splňuje požadavky:
- zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,
- vyhlášky č. 259/2012 Sb.,
- Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.
Proces atestace zajišťuje Česká agentura pro standardizaci jako atestační středisko pod dohledem Ministerstva vnitra.
Atest tedy neznamená pouze „certifikaci programu“, ale potvrzení, že systém jako celek umožňuje řádný výkon spisové služby v souladu s legislativou.
Kdo už atest získal?
Rok 2025 přinesl první historicky udělený atest systému GINIS společnosti GORDIC. V roce 2026 následovaly další systémy. Podle aktuálního seznamu vydaných atestů získaly atest například:
- GINIS (GORDIC),
- e-spis (ICZ),
- ELDAx eSSL (Seyfor).
Další dodavatelé se na atestační proces intenzivně připravují.
Situace se tak začíná postupně stabilizovat, přesto je zřejmé, že řada organizací stále čeká na finální atestované verze svých systémů nebo na dokončení migrací.
Co čeká organizace v roce 2026?
Přestože se o atestacích mluví již několik let, právě rok 2026 bude pro mnoho organizací rozhodující. Veřejnoprávní původci totiž musí řešit několik zásadních oblastí současně:
- výběr nebo upgrade elektronické spisové služby,
- migraci dokumentů a spisů,
- úpravu procesů a vnitřních předpisů,
- nastavení elektronické spisovny,
- školení zaměstnanců,
- přípravu na plně elektronický výkon spisové služby.
Ministerstvo vnitra zároveň opakovaně upozorňuje, že samotné používání atestovaného systému automaticky nezaručuje správný výkon spisové služby. Odpovědnost za správné nastavení procesů zůstává vždy na organizaci samotné.
Přechod nebude jen výměna programu
V praxi se ukazuje, že přechod na atestované eSSL není pouze „instalace nové verze“. Často jde o rozsáhlý projekt zahrnující:
- konsolidaci stávajících dat,
- čištění evidencí,
- úpravu spisových a skartačních plánů,
- řešení elektronických podpisů a pečetí,
- nastavení integrací na další systémy,
- komunikaci s dodavatelem i příslušným archivem.
Mnoho organizací proto již nyní zahajuje auditní a přípravné práce, aby zvládly přechod bez krizových scénářů na konci roku 2026.
Jaká je aktuální situace?
Přestože počet atestovaných systémů postupně roste, celý trh je stále ve fázi přechodu. Někteří dodavatelé již mají vydané atesty, jiní dokončují testování nebo čekají na finalizaci atestačního procesu.
Zároveň se objevují diskuse o možných dílčích úpravách termínů a harmonogramů digitalizačních projektů veřejné správy, protože řada organizací upozorňuje na vysokou náročnost migrací a implementací.
Jedno je však jisté – období let 2026 až 2030 bude pro oblast spisové služby jedním z nejvýznamnějších přechodových období za poslední dekády.
