Organizace

Na obce a města, jakožto orgány veřejné moci dopadá největší tíha povinností a nových změn v rámci digitalizace státní správy.

Tyto orgány tak již mají povinnost používat elektronický systém spisové služby a vést proces spisové služby v primárně digitální podobě. Jistě, papírového úřadování se ještě zcela nezbavíme a bude tak potřeba nalézt rovnováhu mezi digitálními a analogovými úkony.

Obce již určitě pracují v některém ze systémů spisové služby, ale bude potřeba zjistit, zda pracují skutečně správně a v souznění s platnou legislativou, jejíž změny nabraly v posledních několika málo letech turbulentní obrátky.

Zákonné povinnosti jsou však neúprosné, a tak Vám rádi pomůžeme tyto obtíže překonat a nastavíme Vám vhodné procesy přímo na míru, aby se zabránilo potencionálnímu střetu s legislativou.

Nově mají povinnost vedení spisové služby v elektronické podobě i školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování.

Nejzazší termín této povinnosti je stanoven shodně jako pro další veřejnoprávní původce, tedy na 1. ledna 2026.

Protože však školy patří také mezi orgány veřejné moci a mají datovou schránku zřízenou ze zákona, týká se jich očekávaný nárůst elektronické komunikace prostřednictvím informačních systému datových schránek, který je v plném proudu již od ledna 2023.

Není tedy žádoucí svůj případný přechod na elektronický způsob vedení spisové služby oddalovat. Bude podstatné se připravit s dostatečným předstihem. Jedině tak bude zaručeno, že bude personál připraven, proškolen a procesy budou správně nastaveny tak, aby odpovídaly legislativním požadavkům a organizace tak nebyla vystavena riziku udělení pokuty ze strany nadřízeného orgánu.

Je pravděpodobné, že školská zařízení již v nějakém systému spisové služby pracují, ale nepracují plně korektně a v souznění s již dnes platnou legislativou.

Aby nevznikaly zbytečné náklady navíc a aby se zabránilo ztrátě dat, což by mohlo vést až k udělení pokuty nadřízeným orgánem, bude nezbytné, aby i školy a školská zařízení přístila k úklidu a optimalizaci spisové služby.

V tomto Vám budeme plně nápomocní a potenciální noční můra bude s profesionální péčí našeho týmu zažehnána.

Příspěvkové organizace, akciové společnosti nebo obecně prospěšné společnosti mají povinnost vést spisovou službu se všemi legislativními náležitostmi od 1. 1. 2027. Je však důležité se na chystanou změna řádně připravit a nic nepodcenit.

Pod naším vedením hravě zvládnete celý proces implementace elektronického systému spisové služby. Začínat od nuly je totiž vždy snazší. Naopak řada organizací již pracuje s elektronickým systémem spisové služby, často velice pochybné kvality. V systému nepracuje správně a nutně naráží na nutnost skartovat i elektronické dokumenty.

Stejně jako na orgány veřejné moci na ně 1. 1. 2026 dolehne povinnost nahradit stávající systémy elektronické spisové služby těmi akreditovanými. Pro tento transfer je zapotřebí uvést stávající systém do korektní podoby a vyhnout se tak nemalým nákladům spojeným s migrací dat a elektronickou skartací před tímto datem. I s tímto nelehkým úkolem Vám Spisovkář pomůže.