V S příchodem září se školy opět zaplní žáky, učiteli, novými dokumenty, žádostmi, rozhodnutími, smlouvami a další administrativou. Zatímco pedagogové připravují rozvrhy a ředitelé řeší organizaci nového školního roku, je dobré nezapomenout ani na oblast, která sice není tolik vidět, ale pro fungování školy je zásadní – spisovou službu.
Školy, kterým právní předpisy ukládají povinnost vykonávat spisovou službu, by rozhodně neměly její řešení odkládat s představou, že mají ještě dost času díky odkladu některých povinností nebo zavedení atestované elektronické spisové služby.
Odklad totiž neznamená, že spisová služba přestává být povinností.
I nadále je potřeba mít nastavená pravidla pro příjem, evidenci, oběh, vyřizování, ukládání a vyřazování dokumentů. Stejně tak musí být zajištěno, aby bylo možné dohledat, co se s dokumentem během jeho životního cyklu dělo a kdo za jeho vyřízení odpovídal.
Začátek školního roku je proto ideální příležitostí zkontrolovat, zda má škola svou spisovou službu skutečně v pořádku. Funguje spisový řád? Odpovídá aktuální legislativě? Má škola správně nastavený spisový a skartační plán? Ví zaměstnanci, jak mají s dokumenty nakládat? A především – odpovídá způsob vedení spisové služby tomu, co škola ve skutečnosti dělá?
Spisová služba není agenda, kterou lze jednoduše „odložit na později“. Dokumenty vznikají ve škole každý den a jejich nesprávná evidence se může projevit až ve chvíli, kdy je potřeba konkrétní dokument dohledat, prokázat jeho doručení, doložit postup školy nebo jej správně vyřadit.
Nový školní rok tak může být dobrým impulzem nejen k úpravě rozvrhů a vnitřních předpisů, ale také ke kontrole toho, zda má škola spisovou službu připravenou na další období.
Protože až začne být potřeba řešit první nové dokumenty, žádosti, rozhodnutí nebo smlouvy, bude už pozdě zjišťovat, jak to vlastně mělo být správně nastaveno.
