Blízký rok 2026 a co přináší v oblasti spisové služby a archivnictví

S novým rokem přicházejí i nové povinnosti. Rok 2026 bude pro oblast spisové služby a archivnictví zlomový – a to nejen legislativně, ale i prakticky. Elektronizace veřejné správy se posouvá z plánů a pilotních projektů do reálného provozu, a řada organizací má před sebou poslední měsíce na zásadní změny.

Od 1. ledna 2026 už jen elektronicky

Zásadní novinkou je povinnost vést spisovou službu výhradně elektronicky v atestovaném systému eSSL. Všechny organizace, které dosud používají papírové podací deníky nebo neatestované aplikace, musí přejít na řešení splňující požadavky zákona o archivnictví, vyhlášky č. 259/2012 Sb. a Národního standardu pro eSSL.

Současně začínají platit i nové technické a formátové požadavky – například povinnost vytvářet dokumenty se strojově čitelnou textovou vrstvou a připojenými metadaty ve formátu XML. U nových systémů tato povinnost startuje hned, u starších se počítá s přechodným obdobím do roku 2027.

Atestace, přetlak a nervozita

Dodavatelé elektronických spisových služeb zažívají nápor – atestační procesy se prodlužují, některé systémy čekají na doplnění funkcí, které vyhláška nově vyžaduje. Novela zároveň prodlužuje lhůtu pro plné uvedení systémů do souladu do 31. 12. 2026, což dává původcům určitou úlevu, ale rozhodně ne prostor pro nečinnost.

Od poloviny roku 2025 platí i zákaz nabízet neatestované eSSL systémy. Pokud tedy organizace plánují přechod, musejí si pečlivě ověřit, že vybraný produkt již prošel atestací a má platné osvědčení.

Ministerstva i obce v plné modernizaci

Digitalizace se netýká jen obcí a škol, ale i státní správy samotné. Například Ministerstvo kultury pokračuje v projektu resortního systému eSSL, který má sjednotit vedení spisové služby napříč resortem. Jeho dokončení je plánováno do poloviny roku 2026.

Co by měli původci udělat hned teď

• Nepodceňovat termíny – implementace eSSL je časově náročná, zvlášť u větších organizací.
• Zkontrolovat smlouvy a atestace – ověřte si, že váš dodavatel má platnou atestaci a systém splňuje všechny nové náležitosti.
• Plánovat migraci dokumentů – přechod na nový systém musí zajistit zachování kontinuity evidence i přístupnosti starších dokumentů.
• Zajistit školení a metodickou podporu – zaměstnanci musí rozumět novým postupům, jinak zůstane systém „na papíře“.
• Sledovat výklady a metodiky – některé detaily budou v průběhu roku ještě zpřesněny.

Rok 2026 tak bude zkouškou připravenosti celé veřejné správy na plně digitální agendu. Zda půjde o přelomový krok k moderní spisové službě, nebo spíš o hektické dohánění restů, ukážou první měsíce nového roku.