V této nelehké době po zářijových povodních musí nejeden veřejnoprávní původce řešit otázku, co s dokumenty zničenými vodou. Pokud k takovéto situaci došlo, je zapotřebí neprodleně informovat územně příslušný archiv a tuto skutečnost mu oznámit.
V zásadě platí následující postup:
S archivem je provedeno mimo skartační řízení z důvodu nenávratného poškození dokumentů živelní pohromou. Archivu je původce nucen dodat soupis všech takto zničených dokumentů, který bude tvořit přílohu žádosti o mimo skartační řízení. Původce může podle domluvy s archivem dokumenty již průběžně vyřazovat, vždy je ale nesmí opomenout uvést ve zmíněném seznamu. Vyřazené dokumenty je následně zapotřebí také vyřadit v elektronickém systému spisové služby. Přesný postup doporučujeme domluvit s dodavatelem a případně i zřizovatelem, může se totiž lišit. Podstoupením tohoto byrokratického procesu získá původce oficiální potvrzení o zničení dokumentů.
Účetní dokumenty
V případě, že byly povodní zasaženy i účetní dokumenty, nahlaste tuto skutečnost příslušnému finančnímu úřadu.
Obnova důležitých dokumentů
V krajních případech je potřeba důležité dokumenty obnovit nebo se pokusit zachránit. K tomuto účelu vydal Národní archiv instrukce pro případ povodně. Informace naleznete zde: Krizový plán
I v tomto případě doporučujeme obrátit se na územně příslušný archiv, který disponuje kvalifikovanými pracovníky a ti dokáží nejen poradit, ale i posoudit, zda je taková záchrana vůbec možná. Vaší povinností je pak znehodnocené dokumenty zlikvidovat tak, aby se k údajům v nich již nikdo nemohl dostat.
Další informace získáte např. na facebookovém profilu Zemského archivu v Opavě.
