Povinnosti škol a obcí I. typu ve světle novelizace archivního zákona
Zákon č. 499/2004 o archivnictví a spisové službě prošel k 1. 7. 2024 novelizací. Jedním z aktualizovaných bodů byl § 63, odst. 3, který upravuje, kdo musí od 1. 1. 2027 vykonávat spisovou službu výhradně v atestovaném elektronickém systému spisové služby (dále ESSL). O tuto povinnost přišly obce I. typu a jimi zřizované organizace. Především pak z této povinnosti vypadla školská zařízení (školy, mateřské školy nebo domy dětí).
ESSL u těchto veřejnoprávních původců však musí i nadále splňovat ustanovení archivního zákona, vyhlášky č. 259/2012 Sb. o vedení spisové služby a Národního standartu pro ESSL. Byť se tento krok jeví jako vstřícné gesto vůči malým obcím a školám, v praxi tomu tak není. Požadavky kladené národním standardem jsou téměř totožné s tím, co požaduje po ESSL akreditace.
Ve výsledku se tak školám, ani obcím nijak neulehčí. Naopak budou mít povinnost sledovat, zda jejich ESSL odpovídá platné legislativě. Pokud ne, hrozí jim nemalá pokuta. Tuto povinnost na druhou stranu nemají veřejnoprávní původci pracující v akreditovaném ESSL, jelikož za dodržení platné legislativy ze zákona ručí dodavatel. U školských zařízení navíc tato skutečnost neplatí plošně. Zřizovatel v podobě kraje nebo obce totiž má možnost nařídit zřizovanému subjektu práci v akreditovaném ESSL.
Jak se tedy v těchto změnách vyznat? Jak hlídat legislativní změny? Jaké řešení je pro vás vhodné? Se vším Vám poradí spisovkar.cz!
